Relacionar las tablas!!!

Las relaciones le permiten a Access organizar la información necesaria para poder elaborar las búsquedas en el momento en el que lo requieras. Fíjate cómo hacerlo.

¿Cómo establecer relaciones de tablas?

Paso 1:

Haz clic en el comando Relaciones del grupo Mostrar u Ocultar en la pestaña o ficha Herramientas de Base de Datos en la cinta de opciones. 

Paso 2:

Luego haz clic en el comando Mostrar Tabla del grupo Relaciones en la pestaña o fichaDiseño en la Cinta. Las tablas deben estar cerradas para poder establecer relaciones.

Paso 3:

Selecciona el nombre de cada una de las tablas y haz clic en Agregar o haz doble clic sobre el nombre de cada una de las tablas que deseas relacionar.

Paso 4:

Cuando hayas terminado, haz clic en Cerrar la ventana que aparece en el cuadro Mostrar Tabla. 

Paso 5:

Ahora deberás ver un mapa de relaciones que contiene todas las tablas que fueron seleccionadas. Mapa de Relaciones   

Paso 6:

Ubica el mouse sobre la tabla que deseas mover. 

Paso 7:

Mantén sostenido el botón izquierdo del mouse, y arrastra la tabla a la nueva ubicación.  

Paso 8:

Libera el botón del mouse para soltar la tabla en su nueva ubicación.

En el siguiente ejemplo, la clave principal para la tabla de Clientes es Clientes ID, la clave principal para la tabla de órdenes es Orden ID, y la clave principal para la tabla de libros es Libros ID.

Claves Primarias y Externas  

Claves Primarias

Es el primer campo de cada una de las tablas de la base de datos. Notarás que estos campos se auto-numeran predeterminadamente, por ende cada registro en una tabla tiene un único número para identificarlo. Access usa este número para recolectar rápidamente la información en el momento en el que tengas preguntas o necesites un reporte. Los reportes serán cubiertos más adelante.

Claves Externas

Es el Campo Principal en la tabla; pero debes tener en cuenta que siempre será mostrado en otra tabla. Si observas cuidadosamente, los campos Cliente ID y Libros ID aparecen allí, así como sus propias tablas. Estos campos son claves primarias en sus propias tablas, pero en la tabla Órdenes, son consideradas Claves Externas.

Tablas relacionadas con el método arrastrar y soltar

Relaciona las tablas desde un mapa así:

Paso 1:

Selecciona el nombre de un campo de una de las tablas, sosteniento el botón izquierdo del mouse.

Paso 2:

Arrastra el nombre del campo de una de las tablas a la otra tabla en la relación deseada.

Paso 3:

Suelta el primer nombre del campo en el nombre del campo que deseas relacionar liberando el botón izquierdo del mouse.

Paso 4:

La ventana Modificar Relaciones aparece.

Paso 5:

Selecciona la opción Exigir Integridad Referencial. Esta opción es explicada en detalle más adelante y para terminar haz clic en Crear.

En el ejemplo, se muestra la selección del campo Libros ID de la tablaLibros, arrastrando y soltando en el campo Libro ID en la tabla de Órdenes.

Access 2007 te permite realizar varios tipos de relaciones. Estas incluyen: Uno a Uno, Uno a Muchos y Muchos a Muchos. El tipo de relación con el que más debes trabajar y uno de los que se utilizará para la creación del negocio de libros, es la relación Uno a Muchos.

Uno a Muchos

La relación Uno a Muchos significa que los datos de los campos se mostrarán una sola vez en una tabla, pero muchas veces en la tabla relacionada.

Por ejemplo, observa uno de los títulos en la librería: La ID Libros.
Para estos sólo debe aparecer una vez en la tabla Libros ya que la tabla contiene una lista de cada uno de los títulos con los que cuenta el inventario.

Éste aparecerá muchas veces en la tabla Órdenes, ya que es de esperarse que sean ordenados por muchas personas, muchas veces. 

Exigir Integridad Referencial

En la Ventana Modificar Relaciones, la opción para Exigir Integridad Referencial aparece. Deberías hacer clic en Exigir Integridad Referencial con el fin de que te asegures de NUNCA tener una orden por un libro que no aparece en la tabla Libros. Seleccionando esta opción, Access revisará la totalidad de los datos registrados.

Editar Relaciones Existentes 

Access 2007 te permite editar relaciones existentes. Esto puede ser realizado usando el comando Modificar Relaciones en la Cinta. Sin embargo, una manera mucho más simple de realizar esta acción es haciendo doble clic en el vínculo que aparece en el mapa de relaciones. Cualquiera de los métodos hace aparecer la ventana Modificar Relaciones, en la cual podrás cambiar la configuración.

Webgrafía:

https://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/access_2007